Partir à l'étranger pour sa recherche : 10 conseils pour un séjour instructif, financé et sans tracas

01.10.2018

Écrit par:

  (image : « AGO » par kenwall (CC BY-SA 2.0.))

 

Les études aux 2e et 3e cycles sont de belles occasions pour voyager et créer un réseau de contacts à l’international. J’ai eu la chance d’effectuer un séjour de recherche de trois mois et demi en Allemagne dans le cadre de ma maîtrise durant l’été 2018. Je suis donc plutôt familiarisée avec le fonctionnement de la Maison Internationale et j’ai cru bon de partager certains conseils pour ceux qui ne savent pas par où commencer pour entreprendre une recherche à l’extérieur du Québec.  

 

En résumé, la Maison Internationale vous permet d’attribuer une partie de vos crédits de recherche à un séjour à l’étranger (ou dans une autre province canadienne) pour consulter des documents, récolter des données, faire des entrevues, etc. Pour ma recherche, je devais utiliser des documents conservés par les Bundesarchiv (archives fédérales) de Berlin-Lichterfelde. Six de mes crédits de recherche dans le cadre de ma maîtrise ont donc été transférés pour justifier mon séjour.

 

La Maison Internationale offre une bourse de mobilité dans le cadre du Programme de bourses pour de courts séjours d'études universitaires à l'extérieur du Québec (PBCSE) du ministère de l'Éducation et de l'Enseignement supérieur du Québec (MEES) dont le montant varie selon le lieu et la durée du séjour. À titre d’exemple, j’ai reçu une bourse de 1200$/mois pour un séjour de plus de deux mois en Europe.

 

Pour ce qui est du processus, il vous faut déposer à la Maison Internationale (M.I.) un dossier de candidature comprenant le formulaire de demande de bourse, une copie de votre passeport, une copie de votre relevé de notes (la version non officielle du centre étudiant est acceptée), une lettre d’un·e professeur·e ou responsable de l’établissement d’accueil, une lettre de motivation votre part et une lettre de votre directeur·trice de recherche. Je m’arrête ici pour les consignes officielles et je vous invite à consulter le site de la Maison Internationale pour plus de détails. Pour ma part, je poursuis avec des conseils moins « officiels », mais tout aussi importants!

 

 

1. Ne paniquez pas…

 

Le processus de préparation pour organiser un séjour de recherche à l’étranger est beaucoup plus simple que celui pour un échange étudiant au premier cycle. Comme nous sommes « invité·e·s » par un·e professeur·e et que nous ne devons pas nous inscrire officiellement à l’université d’accueil, il y a beaucoup moins de paperasse à remplir et beaucoup moins de dates limites à respecter.

 

À l’Université de Montréal, la date limite** pour déposer le dossier de candidature est la veille de la date de départ déclarée. En revanche, je vous conseille fortement de ne pas attendre jusque-là si vous voulez bénéficier du financement offert par le MEES dans un délai raisonnable avant votre départ.

 

**MISE À JOUR : Il y a eu un nombre record de demandes l’année dernière, la maison internationale impose donc désormais des dates limites pour le dépôt des demandes. C’est à surveiller sur le site de la maison internationale.

 

 

2. … mais prévoyez les délais!

 

Sur le site de la Maison Internationale, il est conseillé de déposer votre dossier de candidature au moins 2 mois et demi avant la date de départ. Il est fait mention d’un délai variant entre 1 et 4 semaines pour que la demande soit traitée et, à partir de la confirmation d’obtention de la bourse, il faut compter une autre période 4 à 6 semaines avant de recevoir l’argent. Si vous voulez avoir le maximum de chance d’obtenir le financement avant votre départ, respectez l’échéance proposée pour déposer votre demande. Il faut aussi prendre en compte le temps requis pour rassembler tous les éléments nécessaires pour assembler son dossier.

 

Ce qui n’est pas écrit sur le site de la Maison internationale, c’est qu’il faudra du temps avant de trouver le·la professeur·e qui acceptera d’encadrer votre recherche à l’étranger. Une fois celui-ci ou celle-ci trouvé·e, cela ne signifie pas qu’il·elle répondra à vos courriels dans la demi-heure avec en pièce jointe une lettre d’invitation toute prête à être imprimée. Prévoyez que le·la professeur·e qui vous invite soit très occupé·e et qu’il·elle aura besoin de temps pour vous envoyer les documents. Même chose pour votre directeur·trice : il·elle aura besoin de temps pour vous aider à trouver un·e professeur·e à l’étranger et pour vous écrire une lettre de recommandation pour votre candidature.

 

Dans mon cas, entre la date du premier courriel que j’ai envoyé à mes directeurs pour entamer le processus et la date de versement de la bourse, 5 mois se sont écoulés. De plus, j’ai reçu la bourse 3 semaines après le début de mon séjour en Allemagne. Ce qu’il faut retenir, c’est qu’il n’est jamais trop tôt pour commencer les démarches.

 

 

3. N’attendez pas trop avant d’acheter votre billet d’avion

 

Le processus peut être long avant d’obtenir la bourse de mobilité. C’est pourquoi je vous conseille de ne pas attendre la bourse pour acheter votre billet d’avion. Acheter un billet sans savoir si l'on a le financement peut sembler téméraire, mais les cas de refus de candidatures pour la bourse sont rarissimes, surtout si vos notes sont bonnes.

 

 

4. Faites valoir la pertinence du séjour

 

Parlant de problème majeur, gardez en tête que la Maison Internationale doit comprendre le bienfondé de votre séjour pour accepter la candidature. Les lettres que vous rédigez ou qui seront rédigées par votre directeur·trice et le·la professeur·e qui vous accueille doivent mettre de l’avant la pertinence de votre séjour pour votre recherche. Les fois exceptionnelles où des dossiers ont été refusés pour des raisons autres qu’une moyenne insuffisante, c’était justement parce que l’intérêt du séjour ne paraissait pas évident. À ce moment-là, battez-vous pour le faire valoir.

 

Un ami à moi, Nicholas, a eu ce problème. Sa candidature a été refusée parce que le professeur qui l’encadrait enseignait à Toulouse (France) alors que les archives qu’il devait consulter se trouvaient à Madrid (Espagne). La M.I. ne comprenait pas la pertinence d’avoir des documents dans un pays, mais un professeur encadrant dans l’autre. Le directeur de Nicholas a téléphoné à la M.I et a envoyé plusieurs courriels faisant valoir la pertinence de consulter le professeur de Toulouse, un expert francophone du sujet de recherche de Nicholas qui, de surcroît, enseigne dans une ville facilement accessible à partir de Madrid. En mettant de l’avant ces arguments, Nicholas a finalement obtenu le financement (quoi que presque à la fin de son séjour…).

 

 

5. Informez-vous sur les autres bourses disponibles

 

Plusieurs bourses d’excellence sont dédiées à des étudiant·e·s qui effectuent des stages ou des séjours de recherche à l’étranger. Dans le cas de l’Allemagne, il y a notamment la DAAD qui propose de très généreuses bourses de séjour aux ressortissant·e·s canadien·ne·s. Évidemment, je ne peux pas nommer toutes les bourses de tous les organismes qui soutiennent les échanges académiques, mais je crois que ça vaut la peine de se tenir informé·e·s des partenariats et des organismes qui peuvent vous aider à financer votre séjour selon le pays où vous désirez voyager.

 

À cela j’ajouterais de bien vous tenir au courant des dates limites : je croyais pouvoir poser ma candidature en avril pour le financement de la DAAD, mais comme je partais durant l’été et non à l’automne, il aurait fallu que je dépose ma candidature en novembre. J’ai raté ma chance, ne ratez pas la vôtre!

 

 

6. Utilisez votre réseau de contacts

 

Dès que votre voyage est confirmé, répandez la nouvelle. Grâce au bouche-à-oreille, on peut aussi bien tomber sur une personnalité académique connue qui saura nous conseiller des lieux clefs pour nos recherches, que sur le frère du colocataire de notre ancienne blonde qui connait quelqu’un à Rio qui sous-loue sa chambre. Parfois, quand il est question de quelqu’un qui connait quelqu’un qui connait quelqu’un, les gens ont tendance à se sentir plus impliqués, cela crée une sorte de lien invisible, les ami·e·s de nos ami·e·s ont « l’impression » de nous connaître et auront à cœur de nous aider. Cela peut être d’un grand secours en cas d’imprévus!

 

 

7. Participez à la vie académique de votre ville d’accueil

 

Ce qui est vrai à Montréal est aussi vrai à l’étranger : les événements académiques sont des occasions de recevoir des commentaires constructifs sur nos travaux, de faire avancer nos réflexions et de rencontrer des chercheur·e·s avec qui l’on partage des intérêts. Pour les étudiant·e·s à la maîtrise souhaitant faire un doctorat, c’est une belle occasion de rencontrer des professeur·e·s avec qui vous pourriez vouloir travailler. Il ne faut pas non plus avoir peur de la barrière linguistique, l’anglais est très présent dans le monde académique et vous pourrez certainement trouver des conférences, colloques ou activités en anglais, peu importe où vous êtes. Sinon, si vous parlez un peu la langue locale, les gens sont généralement content·e·s de voir des étranger·ère·s faire l’effort de participer même s’ils·elles ne parlent pas couramment la langue. Cela peut même être une bonne façon de briser la glace, de se faire de nouveaux ou nouvelles ami·e·s et d’élargir ses horizons. Vous n’avez donc aucune raison de ne pas participer à la vie académique !

 

 

8. Utilisez votre adresse institutionnelle pour envoyer des courriels

 

Mon adresse courriel personnelle a le mérite d’avoir l’air suffisamment professionnelle pour que je ne ressente pas le besoin d’en utiliser une deuxième pour le milieu académique. En Allemagne, cependant, je me demandais pourquoi personne ne répondait à mes courriels pour finalement réaliser que les courriels envoyés à partir de mon adresse personnelle tombaient presque toujours dans les « courriers indésirables » de mes destinataires. C’est tout bête, mais cela a tout de même suffi à ralentir l’obtention de certains documents importants ou de certaines informations très utiles pour ma recherche. Je me suis mise à utiliser mon adresse @umontreal.ca et je n’ai pas eu d’autres problèmes depuis. En plus, cela peut assurer une certaine légitimité à mes requêtes et, dans une certaine mesure, accélérer l’obtention des réponses.

 

 

9. Prévoyez du temps pour visiter

 

Oui, c’est un séjour de recherche. Oui, le but est de cumuler des données et de consulter des documents précis. Oui, la raison principale de notre présence à l’étranger est d’ordre académique. Ce serait dommage de ne pas profiter de l’occasion pour visiter un peu, surtout si c’est votre première fois dans le pays qui vous accueille. C’est tout à fait normal de vouloir profiter de ce temps-là pour voir du pays et cela ne fait pas de vous de mauvais étudiant·es. Accordez-vous ce droit, c’est important et bon pour le moral.

 

 

10. N’hésitez pas à contacter la Maison Internationale

 

J’espère que l’anecdote de Nicholas ne vous a pas traumatisé·e·s, car il s’agit d’un cas isolé! En général, les employé·e·s de la Maison Internationale sont très compréhensifs·ves et ils·elles sont là pour vous aider à préparer votre séjour. Si vous avez des questions avant, pendant ou après le séjour, n’hésitez surtout pas à leur écrire ou à passer à leurs bureaux. S’ils·elles n’ont pas la réponse à votre question, ils·elles pourront surement vous recommander à une autre instance qui saura vous aider. 

 

J’espère que ces quelques conseils vous aideront à planifier votre séjour! N’hésitez pas à compléter la liste en ajoutant vos propres conseils dans les commentaires. Autrement, je vous invite à consulter le site internet de la Maison internationale. Il est très complet, très clair et vous y trouverez beaucoup d’informations et de conseils. Il y a aussi un groupe Facebook appelé « l’étudiant migrateur ». Il est côtoyé surtout par des étudiant·e·s du baccalauréat, mais cela peut être utile si vous cherchez quelqu’un qui a voyagé dans le même pays que vous pour des questions sur les visas ou sur les logements.

 

Bon séjour à l’étranger!

 

Maison Internationale

http://www.maisoninternationale.umontreal.ca/stages/23cycles.htm

 

L’étudiant migrateur

https://www.facebook.com/groups/maisoninternationale/

 

 

 

 

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* Les opinions exprimées dans cet article sont celles de l'auteur et n'engagent pas raison d’état

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